ワーホリ/留学の為、各々のタイミングで仕事探しを始め、いざ気になったお仕事に応募すると、メールだけではなく、採用担当者から電話が掛かってくるケースってよくありますよね。
そんなとき、貴方は知らない間に”電話の対応ひとつだけ”で、自身の評価を落としてしまってはいませんか？
この記事では、多くの方が最初に躓きがちな、採用担当者からの電話に対しての最低限のマナーについて解説していきます！
＜目次＞
・電話ひとつで、チャンスを逃す可能性
・電話の基本マナーとは？
・かかってきたとき、かけ直すとき
・電話中のマナーと流れ
・通話を切る
・電話ひとつで、チャンスを逃す可能性
ワーホリは、人生の転機。それゆえに、渡航前の資金準備から始まり、渡航中のアルバイト探し、そしてワーホリからの帰国後には経験を活かした仕事探しが待っています。このように、ワーホリには自身のお仕事環境と向き合うタイミングが数多く付いて回ります。
ワーホリを成功に導く秘訣は、これらのお仕事環境をいかに準備するかに掛かっていると言っても過言ではないかもしれません。その中のひとつとして今回フォーカスするのが、採用担当からの電話に対する対応です。
メールであればゆっくり時間を掛けながら内容を考え返信が可能ですが、電話はそうはいきません。すべての電話をその場で取れるわけではありませんし、折り返しをしなくてはいけないシーンも多くあるでしょう。
そんな時、企業からの留守電や不在着信があった時の対応で、困ったことはありませんか？
『いつまでに折り返せばいいの？』
『知らない電話が鳴るとつい避けてしまう…。』
『電話に対してメールでの返信はダメ？』
電話の対応を正しく出来ず、悪い印象を与えてしまうと、その時点で採用結果に大きく響いてしまいます。ヒューマンチェックという名の人材評価は、素の出やすい電話でこそ行われているのです。
電話対応ひとつでワーホリ/留学の準備が滞ったり、経験を活かせずにいるのは、とっても勿体ないこと。ここから、就職活動などでの電話対応の基本を見ていきましょう！
・電話の3つの基本マナーとは？
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ハキハキと明るく、丁寧に対応しよう！
『二重敬語』や、『ら抜き言葉』には気を付けて！声が小さめの方はいつもより気持ち大きめの声で。声の太い方は気持ち高めの声で。
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メモと筆記用具を準備しよう！
日時・電話番号など、重要な情報はメモを取り復唱して確認します
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対応はできるだけ速やかに！
兎に角スピードが大切。長く待たせることや、中々繋がらないフラストレーションが一番の悪印象です。
・かかってきたとき、かけ直すとき
【かかってきたとき】
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出来るだけ静かな場所に移動し、立ち止まって電話に出る
騒がしい場所や通信の悪い場所は相手に余計な不快感を与えます。また、歩きながら電話に出るのは就活に関わらずマナー違反です。
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できるだけ素早く電話に出る
電話がかかってきたときは、出来るだけ3コール以内に電話に出るようにして下さい。それ以上かかってから出る場合には、必ず『お待たせして大変申し訳ございません。』と一言を忘れずに。
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第１声は『はい、〇〇です』と簡潔に名乗ろう
『もしもし～』は企業相手には基本的にNGです。簡潔に自身の苗字を名乗るよう今からクセづけを。
【かけ直すとき】
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出来る限り早急に折り返し電話を掛けよう
因みに1-2時間待たせれば十分待たせすぎです。日を跨ぐのは絶対にNG。気が付いたら最優先で対応を！
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営業開始時間、お昼、営業時間外は避けて連絡をしよう
想像できる範囲内で、迷惑になりそうな時間帯は出来る限り避け、配慮をしましょう。急ぐのは大切ですが、その結果ご迷惑を掛けてしまっては元も子もありません。
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『先刻〇〇の件でお電話を頂いた、〇〇ですが、担当者様はいらっしゃいますか？』
要件と名前とお電話を頂いた旨を簡潔にお伝えし、スムーズに担当へ引き継いでもらいましょう。担当の方に繋がったら、折り返しをお待たせした旨、お詫びを入れるのも忘れずに。
・電話対応中の流れ
基本マナーにも記載した通り、要件についてメモを取り、面談日などの大切な内容を復唱しよう！
・電話を切る
『本日はお忙しいところありがとうございました。失礼いたします。』と締めの挨拶を忘れずに。受けた電話の場合、自分からは電話を切らず、相手が電話を切るまで待ちましょう。
折り返しで掛けた電話の場合は、『電話を切らせていただきます。』と一言添え、静かに電話を切ろう。電話は掛けた方が先に切るのが大原則。
如何でしたか？
こうやって見返してみると、一つ一つの対応もそうですが、何よりも迅速な行動がとても大切。という事が分かりますね。
簡単なことですが、正しい電話対応が出来ず、面接前から不採用が決まってしまうこともしばしば…。ワーホリ/留学渡航前の費用準備の高給案件や、帰国後のワーホリで得た経験を活かせるチャンスを逃さない為に、基本的な電話マナーについてはシッカリと予習の上、面接に備えましょう！
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